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干部人事档案材料的分类、排序、编目
发布时间: 2010年7月20日   人气: 4799
干部人事档案材料的分类、排序、编目
一、干部人事档案材料的分类
    依据《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》,结合当前工作实际,对干部人事档案材料十大类内容的原则划分如下:
    第一类  履历材料:干部履历表(书)、简历表,干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表;个人简历材料;更改姓名的材料(报告与批件)。
    说明:
    1.学生就读期间填写的反映其本人经历的登记表放第一类,而中学、大学报考登记形与成绩单和毕业生登记表共同构成一整套学历材料,放第四类。
    2.反映党、团员一般经历的登记表或简历表放第一类,而在整党或重新登记过程中形成的党、团员登记表,则放第六类。
    3.干部履历鉴定书(表)或履历表、简历表有鉴定的,以履历为主的放第一类,以鉴定为主的放第三类。
    4.可以确认干部参加工作时间的登记表(如应征入伍登记表、兵役登记表、知识青年上山下乡登记表等材料),归第九类。
    5.没有实际内容的表格(如待业人员登记表等材料),不归档。如确有保存价值的(如工会会员登记表),可放第十类。
    第二类  自传材料:是由本人撰写的叙述自己经历、思想变化过程、社会关系等情况的材料,包括自传、干部自传以及其他自传性质和以自传为主的材料。
    说明:
    1.有的干部没有写过自传,可将含有自传内容较多的入党申请书放第二类,并在干部档案目录中标明“代自传”。
    2.组织上要求干部本人交待的有关本人经历、家庭情况或社会关系等材料,凡有专题调查报告、调查材料及结论性意见的材料,应合并一起放第五类。
    3.一般性的科技干部业务自传、技术自传,不归档。
    第三类  鉴定、考核、考察材料:以鉴定(含自我鉴定)为主要内容的各类人员登记表,组织正式出具的鉴定干部表现情况材料,作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料,干部考核和民主评议的综合材料,党政机关、事业单位工作人员年度考核表,离任审计材料等。
    说明:
    1.含有成绩(或有“同意毕业”、“准予毕业”意见)的毕业生鉴定表放第四类。
    2.离任审计工作中形成的审计报告或干部离任审计考核材料,一般放第三类。而在审计中发现干部有经济或其他问题的,则放第八类。
    3.总结(毕业总结),以鉴定为主的放第三类;重点谈收获、体会的放第十类。
    4.短期(半年以下)的总结材料可不归档。领导干部述职报告不归档。
    第四类  学历的评聘专业技术职务材料:报考高等院校考生登记表(报考书)、审批表,毕业生登记表,学习(含培训结业)成绩表,学历证明材料,授予学位的决定、决议、学位论文答辩决议,博士后研究人员工作期满登记表,各种培训登记表(公务员过渡培训表);专业技术职务任职资格申报表,专业技术职务考绩材料,聘任、套改、晋升、解聘专业技术职务(职称)审批表、登记表;干部的创造发明、科研成果、著作和有重大影响(如获奖或在全国性报刊上发表)的论文的评价材料和目录(目录须经组织批注意见并加盖单位公章后方可归档)。
    说明:
    1.学历材料一要注意完整性,一套完整的学历材料至少由报考登记表(报考书)、学习成绩单(卡)、毕业生(学员结业)登记表三部分组成。二是要注意真实性,不具备成人学历教育资格的办学单位颁发的毕业证、学历证明,不承认学历;没有参加统一入学考试,学习时间不符合学制规定,补发的学历证明无文件依据的,不承认学历。
    2.教师资格过渡登记表放第四类。
    3.“文革”中推荐的“工农兵”学员,组织推荐材料放第四类,而在推荐过程中形成的座谈记录等材料则不归档。
    4.考生政审材料与报考登记表(审批表)一起放第四类。
    5.反映干部学历、专长、业务能力和贡献的登记表、调查表、审批表,放第四类。
    6.毕业证、学位证原件由本人保存,复印件放第四类(在登记目录时要注明)。
    7.学生证、各科试卷、毕业设计、准考证、入学通知书、论文、著作等材料不归档。
    第五类  政审材料:审查干部政治历史情况(包括党籍、党龄、国籍)的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料,主要证明材料;甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的依据材料;家庭成员及主要社会关系的调查、说明材料;入党、入团、参军、出国等政审材料;更改干部的民族、年龄、入党、入团和参加工作时间的组织审查意见,上级批复以及所依据的证明材料。
    说明:
    1.一套完整的政审材料应包括批复、结论或甄别复查结论、本人对结论的意见及检查交待材料、调查报告、主要证明材料等。
    2.因私出国形成的审查材料放第五类,因公出国政审材料则放第九类。
    3.盖有公章的干部爱人情况登记表放第五类,未盖公章的则放第十类。
    4.入伍时间批注(证明)、连续工龄审核等材料放第五类。
    5.未有组织结论的反映干部重大问题的材料不能归入干部人事档案,应退还该干部所在单位,待组织作出结论后,再判定是不归档。
    6.政审过程中形成的请示报告、信件、函调、索要证明卡片、外调提纲、调查线索、外调介绍信、与被查人谈话记录、审查结论和调查报告的草稿、底稿不归档。
    第六类  党团材料:中国共产党入党志愿书,入党申请书(1—2份全面系统的)和转正申请书,中国共产党党员登记表,不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料;民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表,认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料;退党材料;取消预备党员资格的组织意见;中国共产主义青年团入团志愿书、申请书,团员登记表,退团材料;加入民主党派的有关材料。
    说明:
    1.党团材料只归组织作了结论的正式材料。要求入党、入团期间的思想汇报材料、党小组、支部讨论记录、考察写实材料、有关问题请示报告、审批通知书等不归档。入党积极分子培养表、预备党员培养教育考察表,一般不归档,但有组织说明的可放第六类。
    2.入党申请书最多只归首尾两份。
    3.入党调查报告和证明材料应放第五类。
    4.未批准或未转正以及取消预备党员资格的入党志愿书,由干部所在单位党组织保存,不能归入干部人事档案,已归档的应取出来。
    5.党员登记中缓登期满后的组织决定及有关材料放第六类。
    6.凡被开除出党的,其入党材料仍放第六类,但需在入党志愿书封面上注明何时由何机关开除出党。开除出党的处分材料则放第八类。
    第七类  奖励材料:各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。
    说明:
    1.奖励晋升工资审批表放第九类。
    2.单位立功授奖,不能将单位的事迹材料归入该单位主要领导人档案中。
    3.班组、车间、连队口头表扬材料不归档。
    4.奖励过程中形成的决定、通告、请示报告属于文书档案;奖状、荣誉证书、纪念册、奖章、勋章不归档,由本人保存。
    第八类  处分材料:违犯党纪、政纪、国法所受的党内外处分决定(免于处分的处理意见),查证核实报告,上级批复,本人对处分的意见和检查、交待材料;组织上对干部个人的通报批评材料;甄别、复查报告、决定,上级批复及本人意见;法院审判工作中形成的判决书等材料。
    说明:
    1.政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料,一律放第八类;只有批复或结论而未给予处分,以政治历史问题为主的放第五类,以违纪错误为主的放第八类。
    2.离婚判决书放第十类,其他如刑事、行政(治安)拘留、劳教等审批材料放第八类。
    3.纪检查处案件中的处分决定、批复、通知等原稿、索要的调查证明材料、检举揭发旁证材料和司法部门判决书原件、证据、本人交待、侦破方案、审讯笔记等,属案件档案,不归入干部人事档案。
    第九类  工资、任免、出国等材料:干部工资级别登记表,转正定级审批表,各种工资变动审批表(呈报表),奖励工资审批表,享受特殊津贴呈报表,解决待遇的审批表、批复等;干部任免审批(呈报表),调动呈报表,公务员报考登记表、审批表、公务员过渡登记表,聘用审批表、合同书,续聘、解聘、辞退材料,干部退(离)休审批表,军队转业干部审批表,授予军(警)衔审批表;因公出国(出境)审批表、备案表;党代会、人代会、政协会以及工、青、妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表、委员简历(提名表)等。
    说明:
    1.应征入伍登记表(兵役登记表)、退伍登记表(审批表),转业干部服预备役报告表,知识青年上山下乡登记表,招工登记表(审批表),“以工代干”人员转干审批表等材料放第九类。
    2.有干部职务任免内容的登记表、简历表、审批表放第九类。
    3.党委委员、团干部、讲师团成员登记表(任免性质),援藏(进疆)人员登记表、审批表放第九类。
    4.无任免呈报表时,任免通知可放第九类,有任免呈报表则不归任免文件。
    5.大、中专毕业生分配报到通知书(派遣证)可放第十类。
    6.商调函、调令,出国任务批件等材料不归档。
    第十类  参考材料:有残疾的体检表,因公致残确定残废等级的材料;办理丧事活动中形成的讣告、悼词、生平、死亡证明书,非正常死亡的调查报告及有关情况和遗书等;不符合第一类至第九类归档内容而又有保存价值的材料。
说明:
    1.民事纠纷判决书,结婚报告、离婚结论,军人家属随军登记表(审批表),干部家属农转非审批表,独生子女审批表等材料可放第十类。
    2.思想汇报,原则上不归档,但反映的思想认识独特,影响较大的材料可放第十类。
    3.历次政治运动中的思想总结、个人检查等材料,仍保留在第十类。
    4.一般的体检表、化验报告,不归档。
二、干部人事档案材料的排序
    干部人事档案材料的排列方法有三种:
    1.时序法:是按形成时间为序排列材料的方法,形成时间早的材料排在前,形成时间晚的材料排在后,由远至近反映干部的情况。
    2.系统法:是按材料的重要程度为序进行排列的方法。适用于系列材料的排列。
    3.时系混合法:是时序法、系统法交叉使用的方法。适用于一个类别里有多套系列材料的情况。
    具体来说:
    1.第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类的材料按时序法进行排列;
    2.第五类、第六类、第八类的材料按系统法或时序混合法进行排列;
    1)第五类材料的排序方法
    第五类材料的排序顺序为:上级批复、结论或决定(包括个人对结论或决定的意见),调查报告,证明材料,本人检讨或交代材料。
    针对第五类材料分一次性审查和多次审查的情况,具体可按以下方式排序:
A、一次性审查材料排序
类号
材料名称
政审材料
批复
结论
本人对结论的意见
 
最后一次审查
本人检查交代
B、同一问题多次审查材料的排序
类号
材料名称
政审材料
Δ
批复
Δ
结论或甄别结论
Δ
本人对结论的意见
Δ
调查报告
Δ
其他问题的结论材料
 
第二次审查
Δ
排列同上
 
第一次审查
Δ
排列同上
Δ
所有证明材料(按时间排)
C、非同一问题多次审查材料的排序
类号
材料名称
 
第一次审查甲问题
批复
结论
本人对结论的意见
调查报告
调查证明及旁证材料(逐份登记)
本人检查交代
其他问题重复调查材料
 
第二次审查乙问题
 
材料排列同上
注:
(1)“一次”或“多次”审查,以作了组织审查结论计算。
(2)证明材料应根据每份材料所证明的主要问题,按照时间顺序集中排列。
(3)以上所列序号只表示材料的排序,不同于目录登记。
    2)第六类材料的排序方法
    第六类材料的排序顺序为:入团志愿书,入团申请书,团员登记表,退(离)团材料;入党志愿书(取消预备党员资格的组织意见),入党申请书,转正申请书,中国共产党党员登记表(不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料,民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表,认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料),退党材料;加入民主党派的材料。
列表如下:
第六类材料的排序
序号
材料名称
党团材料
入团志愿书
入团申请书
团员登记表
退(离)团材料
加入民主党派材料
入党志愿书
入学申请书
转正申请书
中国共产党党员登记表
注:以上序号只能表示材料的排序,不同于目录登记。
    3)第八类材料的排序方法
    第八类材料排序方法与第五类基本相同,所不同的是,原处分没有调查证明材料。排列顺序为:处分决定(免于或撤消处分的意见)、本人对处分的意见、调查报告(复查改正有关证明材料)、本人检查或交待材料(本人主要申诉或申请撤消处分材料)。
列表如下:
第八类材料的排序
序号
材料名称
处分材料
上级组织关于撤消处分的批复
撤消处分的决定和报告
基层组织关于撤消处分的批复
复查改正有关证明材料
本人主要申诉及申请撤消处分材料
原处分批复
原处分结论或决定
本人对处分决定的意见
原调查报告(或综合材料)
本人检查或交待材料
注:以上所列序号只表示材料的排序,不同于目录登记。
    3.第九类的材料的排序方法
    第九类材料有两种排序方法:
    (1)按时序法进行排列,即将本类所有材料按形成时间的先后顺序依次排列。
    (2)采取二级分类,先按材料的性质相对集中,将本类材料分为四项:
    9-1工资材料;
    9-2任免材料;
    9-3出国(出境)材料;
    9-4党代会、人代会等其他材料。
    同一项目的材料按照时序由远至近依次排列。
    因为第九类的材料比较多,采用二级分类的方法,显得层次清楚,利用起来也比较方便。所以,我们主张对第九类材料的分类排序采用二级分类法。
三、干部人事档案材料的编目
    1、干部人事档案材料的编码
    干部人事档案材料的编码包括顺序号、页码。
    顺序号包括材料的类号和份号。类号是指对干部人事档案材料所划分的十个大类号;份号是每类中具体材料的排序号。编写顺序号用铅笔,标在每份材料第一面的右上角。具体来说,第一类、第二类、第三类、第四类、第五类、第六类、第七类、第八类、第十类材料顺序号的编写如下:
1-1 1-2 ……
2-1 2-2 ……
3-1 3-2 ……
4-1 4-2 ……
5-1 5-2 ……
6-1 6-2 ……
7-1 7-2 ……
8-1 8-2 ……
10-1 10-2 ……
第九类材料顺序号的编写如下:
9-1-1  9-1-2  ……
9-2-1  9-2-2  ……
9-3-1  9-3-2  ……
9-4-1  9-4-2  ……
    前面的数字代表材料所归属的类别,后面的数字代表材料在每类中的排序号。如“1-1”表示第一类中的第一份材料,“9-2-1”表示第九类工资材料中的第一份材料。依次类推。
    在每份材料右上角编上顺序号的同时,按图书计页法(第单面为一页),用铅笔在材料每面的右下角编上页码。材料本身有页码的,不需重编。如果其中有插页的,将插页顺着上页编上号码,再将以后的页码顺编。
    为每份材料编上顺序号和页码,一方面可以固定材料的位置,另一方面也方便检索、利用。
    2、干部人事档案材料的目录登记
    每卷干部人事档案必须有详细的档案材料目录。干部人事档案材料的目录登记,就是在材料经过排列之后,按照固定的目录档目和要求,将相应的归档材料逐份记载的工作。目录登记,关键可以起到索引的作用,同4 磅复查、保护档案材料的作用。具体做法列表说明如下:
干部档案目录
类号
材料名称
材料制成时间
份数
页数
备注
履历材料
 
 
 
 
 
 
1
在校学生登记表
1960
12
13
1
5
 
2
干部履历表
1982
8
30
1
9
 
3
干部履历表
1988
9
12
1
13
 
4
干部履历表
1999
4
15
1
11
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
自传材料
 
 
 
 
 
 
1
学生自传
1961
6
30
1
8
 
2
自传
1983
7
1
1
10
 
 
 
 
 
 
 
 
 
鉴定、考核、考察材料
 
 
 
 
 
 
1
干部鉴定
1979
3
12
1
3
 
2
某某同志的考察材料
1985
10
13
1
4
 
3
1994年度考核表
1995
2
10
1
3
 
4
1995年度考核表
1996
1
12
1
3
 
5
1966年度考核表
1997
1
30
1
3
 
6
1997年度考核表
1998
2
2
1
3
 
干部档案目录
类号
材料名称
材料制成时间
份数
页数
备注
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
专业材料
 
 
 
 
 
 
1
高中毕业生登记表
1961
6
30
1
5
 
2
报考高等院校登记表
1964
6
25
1
2
 
3
高考政审
1964
7
1
1
1
 
4
大学毕业生登记表
1969
7
3
1
6
 
5
学历证明
1980
3
9
1
1
(复印件)
6
评定专业技术职务申报表
1982
10
31
1
9
 
7
聘任专业技术职务审批表
1983
1
1
1
3
 
8
教师资格过渡登记表
1995
9
10
1
3
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
干部档案目录
类号
材料名称
材料制成时间
份数
页数
备注
政审材料
 
 
 
 
 
 
1
入党政审
1963
12
25
1
2
 
2
家庭情况证明材料
1970
7
7
1
4
 
3
某某同志爱人情况登记表
1979
8
10
1
3
 
4
某某同志参加工作时间的批复
1993
11
11
1
1
 
5
工龄审批表
1993
11
11
1
1
 
6
有关某某同志参加工作证明材料
1993
3
5
1
5
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
党团材料
 
 
 
 
 
 
1
入团志愿书
1961
3
5
1
3
 
2
入团申请书
1960
12
26
1
2
 
3
入党志愿书
1965
7
1
1
7
 
4
入党申请书
1964
5
10
1
11
 
5
转正申请
1966
6
6
1
8
 
6
中国共产党党员登记表
1985
10
10
1
5
 
7
中国共产党澡员登记表
1990
4
26
1
5
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
干部档案目录
类号
材料名称
材料制成时间
份数
页数
备注
奖励材料
 
 
 
 
 
 
1
先进工作者登记表
1987
7
1
1
3
 
2
优秀党员登记表
1997
12
30
1
3
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
处分材料
 
 
 
 
 
 
1
关于某某同志所犯错误处理决定
1982
3
15
1
2
 
2
关于对某某同志处理意见的请示
1982
2
13
1
5
 
3
关于某某同志所犯错误调查报告
1982
2
6
1
7
 
4
某某同志个人检查
1982
1
13
1
8
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
工资、任免、出国、其他等材料
 
 
 
 
 
 
9-1
工资材料
 
 
 
 
 
 
1
转正定级呈批表
1970
2
10
1
1
 
2
1982年工作升级审批表
1982
7
7
1
1
 
3
1985年工作升级审批表
1985
6
20
1
1
 
4
1989年工作升级审批表
1989
11
15
1
1
 
干部档案目录
类号
材料名称
材料制成时间
份数
页数
备注
5
职务工资变动审批表
1992
2
15
1
1
 
6
1993年工作升级审批表
1993
9
1
1
1
 
7
工改套改工资审批表
1994
7
17
1
1
 
8
1995年工作升级审批表
1996
11
1
1
1
 
9
1997年工作升级审批表
1998
5
15
1
1
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
9-2
任免材料
 
 
 
 
 
 
1
招工登记表
1961
8
15
1
3
 
2
干部任免职务呈批表
1975
1
10
1
2
 
3
干部任免呈报表
1985
9
9
1
2
 
4
干部任免审批表
1996
10
11
1
2
 
干部档案目录
类号
材料名称
材料制成时间
份数
页数
备注
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
9-3
出国材料
 
 
 
 
 
 
1
初次出国人员审查表
1983
1
1
1
3
 
2
再次出国人员审查表
1990
12
12
1
3
 
3
出国备案表
1994
4
5
1
1
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
9-4
 
 
 
 
 
 
 
1
参加九届人大代表会代表登记表
1997
10
15
1
3
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
参加材料
 
 
 
 
 
 
1
思想总结
1966
5
13
1
4
 
2
结婚报告
1971
5
4
1
1
 
 
 
 
 
 
 
 
 
说明:
(1)每大类的第一行填写大类号信其名称,大类号用汉字一至十表示。第二行开始按照各类别归档材料排列顺序逐份用阿拉伯数字1、2、3、4填写。
(2)材料名称。一般要登记全称,名称较长的,可适当简化。没有名称或原标题与材料实际内容不相符的,应重新拟题登录。第五类“政审材料”的证明材料,要写明谁证明谁的什么问题。
(3)“材料制成时间”,一般采用材料落款标明的最后时间。复制的材料采用材料的形成时间。并应当填全年、月、日。
(4)书写要规范。不准用圆珠笔、铅笔、红色或纯蓝墨水填写目录。不得涂改、粘贴。不允许用国家没有认可的简化字。
(5)每大类归档材料登入目录后,必须留出适量的空格,供补充材料时使用。(可根据干部的年龄大小,哪一类材料增加得较多较快等情况,确定在“干部档案目录”中预留空位的多寡)
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